Étude de cas / Conseil SI

La Table de Cana – Antony

Entreprise d’insertion, la Table de Cana – Antony emploie une cinquantaine de personnes pour son activité de traiteur.

Tout au long de l’année l’entreprise propose un service de traiteur pour cocktails, réceptions et repas festifs, ainsi qu’un service de plateaux-repas pour les réunions de travail et assure l’approvisionnement et le service dans 4 points de vente parisiens (centre de formation, musée…).

Contexte et préoccupations client

La Table de Cana – Antony a fait appel à SPYRIT systèmes d’information pour mettre en place un accompagnement externe visant à auditer l’ensemble de son Système d’Information et définir des préconisations d’évolutions de celui-ci sous forme de feuille de route.

Ces besoins d’audit et de prise de hauteur sur les questions informatiques trouvaient leurs origines dans la conjonction de plusieurs éléments :

La prise de conscience des fragilités du SI actuel (virus, pannes…)

Le constat du manque de cohérence des applications entre-elles, du nombre important de manipulations pour échanger les données et de certains manques applicatifs (ex. reporting / tableaux de bord)

La décision de mettre en place un responsable d’exploitation / référent SI en partenariat avec l’infogérant en charge de l’exploitation quotidienne de l’informatique

La volonté d’accompagner la croissance et le changement d’échelle de la Table de Cana sur l’ensemble des sujets structurants, dont le système d’information

Les objectifs de la mission étaient de :

Définir les actions nécessaires pour mettre en sécurité, maîtriser et professionnaliser la gestion de l’informatique

Préparer le terrain et la documentation pour le futur responsable d’exploitation / référent informatique

Avoir une vue claire du SI existant, des actions à mener pour remettre en conformité les points critiques et des perspectives d’évolutions sur le socle actuel

Avoir une vue à long terme des évolutions à mener pour couvrir les besoins informatiques, notamment ceux induits par le changement d’échelle et le développement des activités

Organisation et déroulement de la mission

La mission s’est déroulée en plusieurs étapes, sur une période de 3 mois :

Audit des infrastructures et services d’exploitation informatique : à partir d’une grille d’analyse bâti par SPYRIT pour référencer et passer en revue l’ensemble des infrastructures, composants techniques et services d’exploitation

Audit des applicatif et fonctionnel : à partir d’entretiens ciblés avec les utilisateurs clés de chaque application et d’entretiens avec les fournisseurs en charge de leur maintenance

Synthèse de l’audit et enrichissement : formalisation de l’état des lieux, des points d’attention classés par criticité et d’une recommandation d’évolutions sur plusieurs plans (sur les niveaux de services apportés par les fournisseurs, sur les infrastructures informatiques et sur des évolutions fonctionnelles des applications ou des interconnexions entre-elles)

Construction d’une feuille de route priorisée : après échanges sur la synthèse et les recommandations, formalisation d’un plan d’actions pour faire évoluer le système d’information, en identifiant la complexité et l’organisation nécessaire pour chaque action

Au fur et à mesure de l’avancée de la mission, différents livrables ont été constitués :

Cartographies des infrastructures, des applications et des flux de données

Inventaires des réseaux, des serveurs, des postes de travail, des contrats télécom, des applications et contrats de maintenance, des domaines internet…

Notes des entretiens avec les utilisateurs et fournisseurs

Synthèse de l’audit et recommandations d’évolutions

Plan d’actions

Résultats obtenus

La mission réalisée a permis à la Table de Cana – Antony d’avoir une meilleure vue de l’état de son système d’information et des améliorations à y apporter, classées par priorité. Le plan d’actions a ensuite servi de base de travail pour la redéfinition du contrat de service de l’infogérant.

Elle a aussi permis de mettre en route une dynamique projet autour des outils métiers, en recréant du lien entre les acteurs et évoquer des perspectives d’évolutions avec les éditeurs et intégrateurs.

Enfin, tout au long de la mission, le Conseil d’Administration de la structure a été partie prenante des échanges et s’est approprié les livrables, notamment au cours de réunions de présentation et d’échanges. Ces temps ont été l’occasion pour le CA de mieux comprendre la réalité quotidienne des différents services